Сумма удержанного налога в 6-НДФЛ - строка 070, которая предназначена для отражения суммы подоходного налога, удержанного с физического лица в отчетном периоде. Разберемся, какие конкретно показатели должна содержать строка 070 6-НДФЛ, а какие там будут лишними.

Об исчисленных и удержанных с физических лиц налогах должны отчитываться все работодатели и иные налоговые агенты. Поэтому каждому предпринимателю надо знать: в расчете 6-НДФЛ строка 070 — как заполнить правильно.

Строка 070 6-НДФЛ: что туда входит

В 6-НДФЛ строка 070 — одна из последних в разделе 1 отчета. Как и остальные графы, она заполняется нарастающим итогом с начала года. Допустим, вам надо подготовить расчет за 2018 год (срок сдачи — не позднее 1 апреля, понедельник). Рассмотрим, как заполняется строка 070 (6-НДФЛ): что туда входит нарастающим итогом? В поле записывают величину денежных средств, удержанную работодателем (налоговым агентом) в течение года (с января по декабрь). Сумма удержанного налога в 6-НДФЛ — строка 070 за 4 квартал 2018 г. — общая сумма удержанного с физического лица подоходного налога в текущем году.

Пример: строка 070 (6-НДФЛ) за 4 квартал 2018 нарастающим итогом. Образец актуален и для годовой отчетности за 2018 год, и для квартальной 2019 года.

Учтите: в общую сумму нельзя включать данные о фиксированных авансовых платежах. Они (при наличии) отражаются отдельно — в графе 050.

Какие бывают ошибки при заполнении поля 070

Нередко строка 070 6-НДФЛ для удержанного налога содержит показатели, которые не должны там быть. Обычно это происходит, если заработная плата начисляется и выплачивается в разные месяцы.

Если работники компании регулярно получают деньги в начале следующего месяца, допустим в 10-х числах, бухгалтер, чтобы не нарушить закон, обязан в расчете указать, что выплатил заработную плату, отпускные и больничные в текущем месяце — в последний его день. Надо ли в таком случае в общую сумму удержанного налога включать данные о тех средствах, которые еще только будут сняты? ФНС России в Письме от 16.05.2016 № БС-4-11/8609 разъяснила, что делать этого не нужно. Ведь НДФЛ разрешено удерживать исключительно из средств физического лица — получателя непосредственно при выплате.

Таким образом, если заработная плата за декабрь 2018 выдается в январе 2019 года, в поле 070 не должны попасть данные о налоге с декабрьской зарплаты. Отразить их следует в другой графе — 040 (сумма исчисленного НДФЛ). На это указала ФНС в Письме от 29.11.2016 № БС-4-11/22677@.

Если все-таки в поле 070 попали сведения о средствах, которые якобы были удержаны с декабрьской зарплаты, компанию могут заподозрить в неуплате НДФЛ. После проверки инспекторы могут наказать за ошибки в отчете и(или) за несоблюдение обязанностей налогового агента, если нарушение действительно имело место. Однако учитывая, что раздел 1 заполняется нарастающим итогом, лишние показатели все равно должны будут появиться в отчете. Но уже в следующем — за первый квартал следующего года.

Как самостоятельно проверить, что поле 070 заполнено правильно

При подготовке отчета надо быть предельно внимательным. Все строки в разделе 1 в ней заполняются нарастающим итогом, то есть туда попадают данные за весь период с начала года. Одним из самых простых способов узнать, не допущена ли ошибка при заполнении графы 070, — заглянуть в аналогичные отчеты за первый, второй и третий кварталы. Цифры должны существенно (в разы) отличаться, если организация работала в обычном режиме.

В ИФНС по полю 070 проверяют корректность заполнения всей формы. В частности, сравнивается разница между данными, указанными в графах 070 и 090 (сумма налога, возвращенная налоговым агентом). Если результат меньше, чем показатели из карточки расчетов с бюджетом, инспекторы могут заподозрить, что компания не перечислила подоходный налог в бюджет в полном объеме.

Заполнить 6-НДФЛ в онлайн-сервисах можно на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО: Мое дело , Контур , Небо и других. Некоторые сайты позволяют это делать свободно, но обычно сервисы требуют небольшой платы (до 1000 рублей).

Любой налоговый агент, являющийся налогоплательщиком, обязан сделать исчисления НДФЛ из заработной платы своих сотрудников, и сделать перечисления налоговых сумм в Казну Государства. Результаты полученных данных по налоговым обязательствам представляются в расчете по форме 6-НДФЛ, которая ежеквартально сдается в фискальный орган. Зачастую после расчетов отличается сумма исчисленного и удержанного налога, 6-НДФЛ отображает эти суммы в Разделе 1 в разных строках. Рассмотрим в чем разница этих показателей. В 2018 году действует новая форма отчетного документа, утвержденная Приказом ФНС № ММВ-7-11/18 от 17.01.18г.

Исчисленный налог – это НДФЛ расчеты, которые производятся путем перемножения суммы полученного дохода работников и применяемой ставки налогообложения. Нужно отметить, что размер полученной прибыли при расчете может быть меньше на размер налоговых вычетов (если таковые применяются к определенному сотруднику). Прописывается в поле 040 «сумма исчисленного налога», начисленный доход пишется в поле 020, а налоговые вычеты – поле 030.

Таким образом, ячейка 040 6-НДФЛ рассчитывается по следующему выражению:

Где СН – ставка налогообложения.

Приложений к форме может быть несколько потому, как полученный сотрудниками предприятия доход может облагаться различными ставками НДФЛ. Соответственно расчетов исчисленного и направленного в Казну налогов будет несколько. Каждый расчет нумеруется.

Важно отметить, что форма 6-НДФЛ содержит еще такие строки:

• начисленный доход в виде дивидендов – «025»;
• исчисленный налог с доходов в виде дивидендов – «045».

Поле 045 с ячейками определяется путем перемножения суммы начисленного дохода в виде дивидендов и суммы ставки налогообложения, применяемой к данному виду налогооблагаемого дохода. Отметим, что указанная сумма полученных доходов в этом выражении и сумма исчисленного подоходного налога указывается в том числе, то есть она включается в общий размер дохода, начисленного и в общий размер исчисленного НДФЛ.

Что означает удержанный НДФЛ?

Удержанный НДФЛ – это размер налога, который в обязательном порядке удерживается из заработной платы и иных видов дохода физлиц. Важным моментом считается то, что удержания налога производятся только из фактически полученных сумм дохода. Работодатель обязан при получении выплат сотрудниками сумму налоговых удержаний направить платежным поручением в Казну (ст.226 абз.1 п.4 НК РФ). В 6-НДФЛ поле 070 прописывает сумму удержанных налоговых обязательств в общем размере по всем налоговым ставкам. Размер налога указывается нарастающим итогом с начала отчетного периода (года).

В случае, когда доход наемным работником получен в виде материальной выгоды, либо в натуральной форме, удержание НДФЛ становится невозможным. Но он все-таки должен быть удержан из любых других видов денежных получений. При данном расчете действует правило, согласно статье 226 абз.2 п.4 НК РФ сумма удержаний не может превышать 50% получения дохода в денежном выражении. Сумма удержанного налога в 6-НДФЛ отображается в строке 070 только с тех выплат, которые были произведены на дату составления отчета.

Нюансы заполнения

При заполнении формы нужно знать важный нюанс, сумма исчисленного налога рассчитывается тогда, когда наемный работник получил доход. Например, заработная плата считается выплаченной:

• последнего числа месяца начисления зарплаты;
• последний рабочий день при увольнении либо при расторжении трудового договора до окончания месяца начисления зарплаты;

Если дело касается премий, либо пособий по временной потере трудоспособности, датой выплаты считается дата фактического получения денежных средств. Следовательно, в отчете 6-НДФЛ будут отражены пособия и премии, которые были фактически выплачены работникам на дату составления отчета. То есть, если 6-НДФЛ подается за полугодие, значит, в строку дохода включаются все фактические выплаты пособий и премий, произведенные до 30 июня. А начисленные, но не выплаченные суммы в расчет не включаются (в т.ч. отпускные).

Строка 040 6-НДФЛ отражает сумму исчисленного для уплаты налога. Как рассчитать показатель, который следует зафиксировать в данном поле?Какая погрешность допустима? Должны ли равняться суммы строк 040 и 070? В нашей статье мы рассмотрим нюансы заполнения этих данных.

Назначение формы 6-НДФЛ

Для улучшения контроля над своевременным поступлением в бюджет налога на доходы была разработана форма 6-НДФЛ .

Эту форму сдают предприниматели и организации, имеющие наемных работников или являющиеся налоговыми агентами к другим физлицам. Задача сдающих отчет — предоставить достоверную информацию по всем исчисленным доходам, вычетам, платежам по налогу. Задача проверяющих — проконтролировать, что налог рассчитан верно и уплачен вовремя.

Для заполнения отчета должны использоваться данные из налоговых регистров. Это требование ст. 80 НК РФ . Отсутствие такого регистра будет считаться нарушением и штрафоваться контролерами. Этот регистр можно разработать самостоятельно, утвердив в учетной политике его форму. Ежемесячно нужно вести учет начислений зарплаты и иных доходов, расчета и удержания налога, дат перечисления налога в бюджет.

Посмотреть, как правильно составить такой регистр, можно в нашей статье «Образец заполнения налогового регистра для 6-НДФЛ» .

Данные в разделе 1 расчета указываются нарастающим итогом с начала года, во 2-м — только за 3 последних месяца. В отличие от отчетной формы 2-НДФЛ, в этом расчете вся информация обобщается без детализации по именам, зато с разбивкой по датам совершения операций.

Общие правила для 1-го раздела отчета

Первый раздел представляет собой сводную таблицу данных по налогу на доходы физлиц за период предоставления — налоговую базу и рассчитанные агентом показатели.

Как мы видим, здесь две своеобразные части отчета. Верхняя предназначена для доходов и налога, исчисленного по разным ставкам, нижняя — для суммирования информации по всем ставкам и указания деталей (налог не удержанный, возвращенный).

Верхнюю часть необходимо заполнить по каждой применяемой агентом ставке налога. Если помимо обычной заработной платы вы выплатили выигрыш какому-либо физическому лицу или у вас работает нерезидент, доходы которого облагаются по отличной от резидента ставке, вам предстоит заполнить несколько верхних частей, по одной на каждую ставку.

Вы укажете сумму дохода в поле 020, сумму вычетов — в поле 030, и в стр. 040 надо будет указать сумму исчисленного налога. Отдельно здесь надо выделить сумму налога, исчисленного с дивидендов (по строке 045) и указать авансовый платеж (если у вас работают иностранцы).

Все, верхнюю часть раздела вы уже заполнили.

Данные для отражения по строке 040 6-НДФЛ

Согласно ст. 210 НК РФ налог исчисляется как процент от налоговой базы. При этом налоговая база — это общий доход налогоплательщика, уменьшенный на сумму предоставленных в соответствии с НК РФ вычетов.

Основные процентные ставки налога для резидентов, действующие на текущий момент, такие:

• 13% — это может быть зарплата, вознаграждения по договорам ГПХ, доходы от продажи недвижимости или некоторые прочие доходы;
• 35% — с суммы экономии на процентах при получении заемных средств в части превышения установленных размеров.

Общую картину по ставкам НДФЛ поможет понять наша рубрика «Ставка НДФЛ» .

Расчетная формула для исчисления налога налоговым агентом проста:

(Доход физ. лица - Предоставленные вычеты) × Ставка налога для данного вида дохода.

Именно эта сумма должна будет появиться в строке 040 расчета 6-НДФЛ. То есть применительно к отчету это будет выглядеть так:

(Стр. 020 - Стр. 030) ×Стр. 010 / 100.

Если расчетный показатель не совпадет с указанной суммой, то это не всегда будет ошибкой. Налог рассчитывается в полных рублях. По правилам округления сумма налога менее 50 коп. отбрасывается, а 50 коп. и более округляется до полного рубля (погрешность округления). Допустимым является расхождение в любую сторону до 1 руб. на каждое физлицо. В опубликованных контрольных соотношениях для проверки формы 6-НДФЛ приведена следующая формула для расчета допустимой погрешности:

Стр. 060 × 1 руб. × Количество строк 100.

Например, если по строке 060 «Численность» у вас указано 54 человека и за отчетный период доходы были выплачены 3 раза (то есть строка 100 «Дата фактического получения дохода» заполнена трижды), то сумма по строке 040 за 1-й квартал может на 162 руб. отличаться от рассчитанной по формуле (54 × 1 × 3). Количество строк 100 будет зависеть от количества дат получения дохода в отчетном периоде.

ВАЖНО! А вот если расхождение превысило максимальную погрешность, то налоговики посчитают, что сумма начисленного НДФЛ занижена или завышена. Следствием этого будет письмо с просьбой дать пояснения и предоставить корректировочный расчет.

Как это сделать, смотрите в нашей статье «Как правильно заполнить уточненку по форме 6-НДФЛ?» .

Подробнее о контрольных соотношениях для проверки формы читайте в нашей статье «Контрольные соотношения для проверки формы 6-НДФЛ» .

После заполнения строк 010-050 по всем применяемым на вашем предприятии ставкам налога можно переходить ко второй части первого раздела. Здесь есть строка 070, в которой будут подведены итоги по удержанному налогу.

ВАЖНО! Суммы исчисленного и удержанного налогов (строки 040 и 070 соответственно) могут не совпадать. Это возможно, если какой-либо доход уже начислен, налог по нему рассчитан, но выплаты дохода еще не было. Например, в ситуации, когда зарплата начислена в одном квартале, а выплачена в первом месяце следующего квартала.

Давайте сравним даты исчисления налога и даты удержания.

	Срок исчисления налога	Срок удержания налога
Оплата труда	Последний день отработанного месяца	В день выплаты в денежной форме
Выплаты при увольнении	Последний рабочий день	В день выплаты
Выплаты больничных и отпускных	В день выплаты	В день выплаты
Дивиденды	В день выплаты	В день выплаты
Командировочные расходы (не подтвержденные документально, «сверхсуточные»)	Последний день месяца утверждения авансового отчета	В день выплаты зарплаты за месяц, в котором утвержден авансовый отчет
Доход в натуральной форме	В день передачи дохода	В день выплаты ближайшего дохода в денежной форме

Таким образом, мы видим, что даты расчета налога и его удержания не совпадают довольно часто. А значит, неравенство строк 040 и 070 — обычное дело.

Подробнее о датах получения доходов рассказано в статье «Дата фактического получения дохода в форме 6-НДФЛ» .

Строка 040 в целом не сложна в заполнении. Но для наглядности рассмотрим пример.

Пример

В ООО «Сады» сумма начисленной заработной платы за 1-й квартал составила:

• январь — 30 000 руб.;
• февраль — 35 000 руб.;
• март — 49 000 руб.

Вычеты работникам не предоставляются. Отчет будет заполнен таким образом:

Итоги

Отражение в отчете 6-НДФЛ исчисленного налога на доходы физических лиц — процесс, требующий знания нюансов законодательства. При этом существующие основные формулы для расчета показателей отчета помогут вам самостоятельно проверить корректность своих учетных данных, не дожидаясь запроса из налоговой инспекции.

Проверить, не совершаете ли самые распространенные ошибки при заполнении 6 НДФЛ, поможет статья «Внимание! Здесь частые ошибки в 6-НДФЛ» .

Одним из важнейших показателей в отчете 6-НДФЛ является дата удержания налога. При этом у работодателей довольно часто возникают трудности, связанные с ее определением. Одной из причин этого является наличие разных видов доходов и причин отражения их в отчете. В статье рассмотрим, каким образом указывается дата удержания налога в 6-НДФЛ.

Форма 6-НДФЛ

Организации и предприниматели в своей деятельности привлекают наемных работников. Исключение составляют только ИП, работающие самостоятельно, без привлечения наемного труда. Остальные бизнесмены выплачивают своим работникам заработную плату. Они являются налоговыми агентами по НДФЛ, обязаны удержать с дохода работника налог и своевременно перечислить его в бюджет. Кроме того, они даже обязаны предоставлять в налоговый орган соответствующие отчеты, одним из которых является отчет по форме 6-НДФЛ. До недавнего времени отчет сдавался только раз в год в формате 2-НДФЛ, а 2016 года появилась форма 6-НДФЛ, предоставлять которую в ИФНС необходимо за каждый квартал. Данная форма включает в себя сведения об удержанному и перечисленному в бюджет НДФЛ в целом по компании.

Сдавать такой отчет в налоговую обязаны все налоговых агенты, уплачивающие физлицам доходы. То есть касается эта обязанность не только организаций, но и физлиц (включая ИП, нотариусов и адвокатов).

Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2018 году

Отчет по форме 6-НДФЛ в ИФНС предоставляется в следующие сроки:

• До 30 апреля 2018 года – за 1 квартал 2018 года;
• До 31 июля 2018 года – за полугодие 2018 года;
• До 31 октября 2018 года – за 9 месяцев 2018 года;
• До 1 апреля 2019 года – за 2018 год.

Важно! В случае нарушения сроков сдачи 6-НФДЛ штраф составит 1000 рублей за каждый месяц. Если представленные сведения содержат недостоверную информацию, то штраф составит 500 рублей.

Несмотря на то, что указанные сроки штрафов могут не являться для компании существенными, то следует также помнить о том, что при просрочке в более чем 10 дней налоговики вправе заблокировать расчетный счет налогоплательщика. А это уже для компании окажется более существенным наказанием.

Дата удержания налога в 6-НДФЛ

Для того, чтобы определиться с датой удержания налога в форме 6-НДФЛ, обратиться следует к Налоговому кодексу (ст. 226 НК РФ). В качестве даты удержания НДФЛ понимают дату фактической выплаты дохода, то есть с суммы дохода налоговые агенты и удерживают налог. Даже если доход физлицо получает не деньгами, то НДФЛ все равно необходимо удержать и налог в этом случае будет иметь денежное выражение. Удержание налога происходит за счет иных доходов, получаемых работником в денежной форме.

Когда информация отражается в 6-НДФЛ

В первую очередь следует помнить, что за некоторыми исключениями любой доход филица подлежит обложению налогами. При выплате заработной платы работнику в первый раз работодатель получает статус налогового агента. В этом случае его обязанностью является рассчитать и удержать с зарплаты работника НДФЛ, а также отразить этот процесс в отчетных документах. В качестве основания для исчисления и удержания НДФЛ рассматриваются:

• выплата зарплаты;
• отпускные и больничные и иные выплаты;
• подарки, выдаваемые работникам;
• расчеты, проводимые по актам выполненных работ с подрядчиками;
• выплаты за определенные виды работ по совместительству;
• беспроцентные или низкопроцентные займы.

При начислении любого из указанных видов дохода, в расчете 6-НДФЛ нужно будет внести о них запись.

Важно! Форма 6-НДФЛ предоставляется ежеквартально. Крайний срок сдачи – последний день месяца, следующий за отчетным периодом, в данном случае кварталом. Особенностью формы является то, что в ней могут различаться даты исчисления, удержания и перечисления налога.

В каких случаях удерживается налог с дохода физлица

Основными доходами с которого удерживается НДФЛ являются заработная плата, подарки сотрудникам и т.д.

НДФЛ с заработной платы

В соответствии с НК РФ, информация по заработной плате в отчете должна указываться не позднее крайнего числа месяца, за который производится расчет. При этом выдача зарплаты возможна не в тот же день, а уже на следующий, то есть в следующем месяце. Налог с зарплаты удерживается уже в тот день, когда заработная плата выдается работнику (наличными или перечисляется на карту).

Аванс обложению НДФЛ не подлежит, в 6-НДФЛ указывается только дата его выплаты и сумма.

Расчет налога производится с полной суммы заработной платы – с той, которую указывают в конце месяца. Таким образом, вычет НДФЛ происходит с этой же суммы по окончании срока.

НДФЛ по гражданско-правовому договору

При заключении с работником ГПД (гражданско-правовой договор), расчет производится по итогу выполненных работ с соответствии с составленным актом. В этом случае временные рамки по расчету устанавливаются не месяцами а положениями договора. Если оплата производится в несколько этапов, то это не будет считаться авансами, а значит каждая операция подлежит обложению НДФЛ. Все данные подлежат отражению в 6-НДФЛ. При этом заполняются следующие строки:

• исчисление;
• удержание;
• выдачи;
• перечисление в госорган.

Одной из особенностей таких расчетов считается то, что дата удержания и выдачи должны совпадать, при этом исчисление возможно раньше по сроку. Уплата налога в бюджет возможна только после того, как подрядчику будет перечислена положенная выплата и удержан налог.

Подарок сотруднику

Если обратиться к НК РФ, то практически любой доход физлица облагается налогом. Не являются исключением и доходы, полученные в натуральной форме от работодателя. Отражается ли стоимость полученного подарка в 6-НДФЛ будет зависеть от:

• стоимости подарка, выраженного в денежном эквиваленте;
• даты получения;
• возможности удержания НДФЛ.

При этом следует помнить, что существуют случаи, при которых подарок не подлежит обложению НДФЛ. Это возможно с том случае, если подарок по стоимости не превышает 4000 рублей . Однако, существуют и иные факторы, позволяющие не удерживать с подарка налог. Например, работодатель не может удержать налог в календарном году. В этом случае на следующий год обязанность не переходит.

Дата, когда НДФЛ исчислен, доход в виде подарка получен и налог удержан могут не совпадать. Предположим, что сотруднику был подарен электрический чайник. При таком подарке налог нужно будет удержать со следующей заработной платы. Если до окончания календарного года никаких выплат работодатель не производит, то с полученного дохода НДФЛ удержать невозможно.

Второй раздел 6-НФДЛ содержит следующие даты для заполнения:

• стр. 100 – дата фактического получения дохода (например, если речь идет о выплате зарплаты, то указывается последнее число расчетного месяца);
• стр. 110 – дата удержания налога;
• стр. 120 – сроки уплаты налога.

Дата получения дохода

Для того, чтобы понять какую именно дату указать в 6-НДФЛ по строке 100 обратимся в ст. 223 НК РФ:

Доход	Дата получения
Заработная плата	Последнее число месяца, за который выплачивается зарплата
Доход, выдаваемый в денежной форме (за исключением заработной платы)	Дата выплаты дохода из кассы или перечисления а карту
Доход в натуральной форме	Дата выдачи дохода в натуральной форме
Доход, полученный от экономии на процентах по заемным средства	Последнее число каждого месяца в течение всего периода времени, на который были представлены заемные средства

Дата удержания налога

В качестве даты удержания НДФЛ указывается дата, в которую фактически физлицу выплатили доход. Налоговый агент (работодатель) удерживает исчисленную сумму налога из доходов при их выплате (ст. 226 НК РФ).

Важно! При выдаче дохода в натуральной форме, либо при получении дохода в качестве матвыгоды налоговый агент обязан удержать налог за счет тех выплат, которые физлицо получает в денежной форме.

С 1 января 2016 года для налоговых агентов введена новая ежеквартальная форма отчетности: Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) (утв. ). Рассмотрим порядок заполнения формы 6-НДФЛ в конкретных ситуациях.

От привычных справок 2-НДФЛ новую форму принципиально отличает то, что заполнять ее надо в целом по всем налогоплательщикам-физлицам, получившим доход от налогового агента (абз. 6 п. 1 ст. 80 НК РФ).

К сожалению, порядок заполнения Расчета по форме 6-НДФЛ (приложение № 2 к приказу ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ (далее - Порядок)) не содержит ответов на все вопросы, которые могут возникнуть при ее составлении. И несмотря на то, что некоторые из них ФНС России уже разъяснила в своих письмах (письма ФНС России от 02.03.2016 № БС-4-11/3460@, от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@, от 12.02.2016 № БС-3-11/553@, от 28.12.2015 № БС-4-11/23129@), "белые пятна" еще остаются.

Давайте посмотрим, какие особенности необходимо учесть при заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ и на что следует обратить внимание при его составлении в различных ситуациях.

Основание для заполнения 6-НДФЛ

Расчет по форме 6-НДФЛ, как и 2-НДФЛ, заполняется на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ; п. 1.1 Раздела I Порядка).

Можно разработать и специальный регистр (см. образец ниже), не забыв утвердить его форму в качестве приложения к учетной политике. При этом такой регистр должен содержать всю информацию, необходимую для заполнения 6-НДФЛ (о датах начисления, перечисления и удержания НДФЛ см. справочную таблицу).

Когда надо удержать и перечислить НДФЛ с разных видов дохода .

Образец заполнения регистра налогового учета

Важно!
Отсутствие налогового регистра по НДФЛ является основанием для привлечения налогового агента к ответственности по статье 120 Налогового кодекса (п. 2 письма ФНС России от 29.12.2012 № АС-4-2/22690).

Заполнение Раздела 1 формы 6-НДФЛ

Раздел 1 формы 6-НДФЛ "Обобщенные показатели" условно можно разделить на два блока.

Первый из них включает строки с 010 по 050. Этот блок заполняется отдельно для каждой из ставок налога. То есть если в организации трудятся как сотрудники-резиденты, так и нерезиденты, строки с 010 по 050 необходимо заполнить два раза: и по ставке 13 процентов, и по ставке 30 процентов. Указывается соответствующая налоговая ставка (13, 15, 30 или 35%) в строке 010.

По строке 020 отражается общая сумма доходов, облагаемых по налоговой ставке, указанной в строке 010.

В строке 030 указывается общая сумма налоговых вычетов, не только стандартных, но и социальных, имущественных, профессиональных. В этой же строке учитываются суммы доходов, не облагаемые НДФЛ в силу статьи 217 Налогового кодекса.

По строке 040 отражается сумма исчисленного налога:

Сумма исчисленного НДФЛ = (сумма начисленного дохода (строка 020) - сумма налоговых вычетов (строка 030)) х ставку налога (строка 010)

По строке 050 указывается сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода.

В строках 040 и 045 указывается сумма дивидендов и НДФЛ, исчисленного с этой суммы.

Строки с 060 по 090 представляют второй блок Раздела 1 и независимо от применяемых налоговых ставок заполняются только один раз, на первой его странице (п. 3.2 Порядка).

По строке 060 указывается общее количество физических лиц, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход. В случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же физического лица количество физических лиц не корректируется (п. 3.3 Порядка). Если один человек получает доходы, облагаемые по разным налоговым ставкам, то в этом случае он учитывается как одно лицо.

При заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал по строке 060 были заявлены 5 человек. В мае 2 человека уволились, в июне были трудоустроены 3 человека, при этом один из них - из числа ранее уволившихся. Количество физлиц, получивших доход, которое необходимо отразить в форме 6-НДФЛ за полугодие по строке 060, составит 6 человек (5 - (2 - 1) + (3 - 1)). Уволившийся и вернувшийся сотрудник в движении не учитывается.

По строке 070 нужно указать общую сумму удержанного налога.

Сумма НДФЛ, которая была исчислена, но не удержана по каким-то причинам, указывается по строке 080.

По строке 090 необходимо отразить сумму налога, которая была возвращена налогоплательщикам в соответствии со статьей 231 Налогового кодекса.

Заполнение Раздела 2 формы 6-НДФЛ

В отличие от Раздела 1, который заполняется нарастающим итогом с начала года, в Раздел 2 формы 6-НДФЛ "Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц" включаются только те показатели, которые произведены за последние три месяца отчетного периода (письмо ФНС России от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@).

Чтобы его правильно заполнить, необходимо учитывать следующие особенности:

• строка 100 заполняется на основании статьи 223 Налогового кодекса (напомним, что с нового года и для зарплаты, и для командировочных это последний день месяца);
• строка 110 заполняется с учетом положений пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 Налогового кодекса (дата, указываемая в этой строке, зависит от вида выплачиваемого дохода и должна соответствовать дню, когда следует удержать исчисленный налог (письмо ФНС России от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@));
• по строке 120 указывается дата в соответствии с положениями пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 Налогового кодекса, не позднее которой должна быть перечислена сумма НДФЛ (письмо ФНС России от 20.01.2016 № БС-4-11/546@). То есть либо день, следующий за днем выплаты налогоплательщику дохода, либо последнее число месяца, в котором производились выплаты больничных и отпускных, а при выплатах по операциям с ценными бумагами - наиболее ранняя из следующих дат:

1. дата окончания соответствующего налогового периода;
2. дата истечения срока действия последнего по дате начала действия договора, на основании которого налоговый агент осуществляет выплату налогоплательщику дохода, в отношении которого он признается налоговым агентом;
3. дата выплаты денежных средств (передачи ценных бумаг).

Общая сумма доходов (без вычитания суммы удержанного НДФЛ) отражается по строке 130, а сумма удержанного с этого дохода налога - по строке 140.

Если в отношении разных видов доходов, имеющих одну дату фактического получения, будут различаться сроки перечисления налога, строки 100-140 должны заполняться по каждому сроку перечисления налога отдельно.

Заполнение Раздела 2 в случае, когда доход начислен в одном периоде, а выплачен в другом

По общему правилу налоговый агент обязан перечислить сумму налога не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода. Исключение сделано только для пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и отпускных. НДФЛ, удержанный с этих выплат, должен быть перечислен не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачены (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Следовательно, если, например, зарплата за март 2016 года будет выплачена в апреле, соответственно, и НДФЛ будет удержан и перечислен в апреле. В связи с этим в Разделе 1 сумма начисленного дохода отразится в форме 6-НДФЛ за I квартал, а в Разделе 2 эта операция будет отражена только при непосредственной выплате заработной платы работникам, то есть в Расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 года (письмо ФНС России от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@).

Какие даты должны быть указаны в этом случае при заполнении 6-НДФЛ, рассмотрим на примере.

1. Заработная плата за март выплачена работникам 5 апреля, а налог на доходы физических лиц перечислен 6 апреля. Операция отражается в разделе 1 Расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал, при этом налоговый агент не отражает операцию в Разделе 2 за I квартал 2016 г. Эта операция будет отражена при непосредственной выплате заработной платы работникам, то есть в Расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 г. следующим образом:

• по строке 100 указывается дата 31.03.2016;
• по строке 110 - 05.04.2016;
• по строке 120 - 06.04.2016;

2. Больничный за март был оплачен 5 апреля. Операция в разделе 2 Расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 г. будет отражена следующим образом:

• по строке 100 указывается 05.04.2016;
• по строке 110 - 05.04.2016;
• по строке 120 - 30.04.2016;
• по строкам 130 и 140 - соответствующие суммовые показатели.

Заполнение 6-НДФЛ в случае получения сотрудниками подарков и материальной помощи

Доходы, не превышающие 4000 рублей, полученные физическими лицами за налоговый период, например в виде подарков, материальной помощи (п. 28 ст. 217 НК РФ), НДФЛ не облагаются. У налогового агента в случае выплаты своим сотрудникам таких доходов в сумме, не превышающей установленный норматив, обязанности исчислить и удержать НДФЛ не возникает. Но данное обстоятельство не освобождает его от обязанности отразить указанные суммы не только в налоговом регистре, но и в 6-НДФЛ. Учитывая, что в течение года налоговый агент может неоднократно выплачивать своему работнику доходы, которые частично могут быть освобождены от налогообложения, такой учет позволит избежать ошибок при расчете суммы налога.

В феврале 2016 г. работнику была оказана материальная помощь в сумме 2000 руб.

В мае 2016 г. этому же сотруднику вновь была оказана материальная помощь в сумме 10 000 руб.

При заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал выплаченная материальная помощь будет отражена:

• по строке 020 - 2000 руб.;
• по строке 030 - 2000 руб.

При заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие указанные выплаты будут отражены:

• по строке 020 - 12 000 руб. (2000 + 10 000);
• по строке 030 - 4000 руб.

При вручении подарков, стоимость которых превышает 4000 рублей, необходимо учитывать следующее.

При выплате налогоплательщику дохода в натуральной форме (а подарок относится к такого рода доходам) удержание налога производится за счет любых доходов, выплачиваемых налогоплательщику в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплачиваемого дохода в денежной форме (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Учитывая подобного рода ограничения, на практике нередко бывает, что у бухгалтера нет возможности сразу в полном объеме удержать НДФЛ со стоимости подарка.

Следовательно, это нужно сделать при ближайшей денежной выплате. Если сумма налога так и не будет удержана в течение налогового периода (например, в случае увольнения работника), то в этом случае налоговый агент в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, обязан письменно сообщить об этом налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета, указав в уведомлении сумму дохода, с которого не удержан налог, и сумму неудержанного налога.

После подачи таких сведений обязанности организации как налогового агента закончатся. Обязанность по уплате налога в этом случае будет переложена на физическое лицо (п. 5 ст. 226, ст. 228 НК РФ).

Образец заполнения Раздела 1 формы 6-НДФЛ